Så behandlas uppgifter i HubriX

När ett företag kontaktar eller ansöker om HubriX

Vi tar emot de företags- och kontaktuppgifter som lämnas i formuläret, till exempel företagsnamn, organisationsnummer, bolagstyp, kontaktperson, e-post, valfri telefon, valt paket, faktura- och momsuppgifter, eventuell tipskälla samt registrerade godkännanden av villkor och integritetsinformation.

Uppgifterna används för att hantera förfrågan, kontrollera och följa upp kundrelationen, förbereda beställning och betalning samt dokumentera vilken information och villkorsversion som accepterats. En inskickad intresseanmälan är inte i sig ett bindande avtal eller bevis på betalning.

Marknadsföringssamtycke är separat och frivilligt. Det påverkar inte om en vanlig kundförfrågan kan hanteras.

När HubriX används av personal

Kunden (verksamheten) bestämmer varför och hur personaluppgifter används i sin organisation och är normalt personuppgiftsansvarig för den behandlingen. HubriX behandlar uppgifterna för att leverera tjänsten enligt kundens inställningar och avtal.

Beroende på aktiverade funktioner kan tjänsten innehålla namn, e-post, valfri telefon, personalkod, anställningsuppgifter, stämplingar, raster, projekt, frånvaro, rättelser och revisionshistorik. Valfria personalfunktioner kan dessutom innehålla exempelvis närmast anhörig, utrustning och behörigheter.

Personnummer är valfritt, utom för den som arbetar på en byggarbetsplats med aktiv personalliggare där skatteförfarandelagen kräver det; den som saknar svenskt personnummer eller samordningsnummer kan i stället registreras med utländskt id-nummer och land. Personnummer och id-nummer lagras krypterat och visas i klartext bara för arbetsledare i liggarens kontrollvy. För kort-blipp sparas inte kortnumret, bara en nyckel som räknas fram ur det. Det gäller också kort som arbetsledaren kopplar till underentreprenörers personal; de spärras när personen återkallas eller avregistreras. Platsfunktioner är avstängda som standard och får bara användas när kunden uttryckligen aktiverat dem och har stöd för behandlingen.

Sökningen i appen söker bara i HubriX egna hjälptexter, funktionslistor och vanliga frågor – aldrig i verksamhetens eller personalens uppgifter. Det du skriver i sökfältet stannar i din webbläsare och sparas inte. Skickar du ett önskemål om en funktion till administratören sparas bara en notis med ditt namn och funktionens namn.

Underentreprenörer (UE): när en verksamhet slår på UE för ett projekt kan underentreprenörens ansvarige eller personalen själv lämna namn, id-nummer och telefon för personalliggaren. Uppgifterna hör till den verksamhet som för liggaren och syns för dess arbetsledare. UE-ansvarig ser bara sitt eget företags personal på det projektet. Ingen förs in i liggaren förrän arbetsledaren godkänt personen.

Åtkomst, rättelser och lagring

Åtkomst styrs av organisation och behörighet. Medarbetare ska inte få åtkomst till andra organisationers data. Rättelser och administrativa åtgärder kan loggas för spårbarhet och säkerhet.

Lagring och gallring beror på datakategori, ändamål, kundens instruktioner och eventuella rättsliga bevarandekrav. Vi anger därför inte en generell gallringstid som skulle vara fel för alla typer av uppgifter.

För frågor om en kundorganisations personaluppgifter kontaktar den registrerade i första hand sin arbetsgivare. För frågor om en företagsansökan eller HubriX som tjänst används kontaktvägen.